Nous accordons une importance primordiale à la protection de vos données personnelles. Cette Politique de Confidentialité a pour but d’expliquer de manière transparente comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les informations vous concernant en tant que Manager d’établissement hôtelier, ainsi que celles de vos clients de passage.

1. Qui est responsable du traitement des données ?

Le traitement des données personnelles est géré par Le15 (Marseille, France), éditeur du logiciel OTÊLI. L’identité complète de l’entité éditrice est disponible dans nos Mentions Légales.
Pour toute question concernant la gestion de vos données, vous pouvez nous contacter à : privacy@oteli.app.

2. Quelles données collectons-nous et pourquoi ?

Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires au bon fonctionnement du service PMS (Property Management System) :

A. Données relatives aux Managers (Utilisateurs du Logiciel)

Informations d’inscription & Connexion : Adresse email, mot de passe sécurisé (chiffré à sens unique en base de données), prénom, nom, numéro de téléphone, rôle.
Informations de l’Établissement : Nom de l’hôtel/hébergement, adresse physique, numéro de téléphone, devise de gestion (XOF, GHS, EUR, USD, etc.), handle de page publique, slug de facturation.
Données d’utilisation (Suivi analytique anonymisé) : Pages visitées, clics sur les fonctionnalités, performances techniques (Web Vitals), logs d’erreurs.

B. Données relatives aux Clients de passage (Voyageurs)

En tant que PMS, OTÊLI agit comme Sous-traitant de données pour le compte des Établissements hôteliers (qui sont les Responsables du traitement de leurs propres clients).

Informations de réservation : Prénom, nom, adresse email, numéro de téléphone, numéro de chambre attribuée, dates d’arrivée/départ, montant de la nuitée, mode de règlement.
Documents légaux : Factures émises et informations d’enregistrement requises par les réglementations locales.

C. Données transmises via les formulaires publics du site (prospects, parrains, partenaires)

Lorsque vous remplissez un formulaire sur oteli.app (demande d’accès, programme de parrainage).

Données transmises : nom, adresse email, pays ou ville, selon le formulaire : type et taille d’établissement, profil déclaré (consultant, intégrateur, relation d’un hôtelier), canal de versement préféré, ainsi que le message que vous rédigez.
Finalité : répondre à votre demande et vous recontacter ; pour le programme de parrainage, gérer votre participation, le versement des récompenses et les obligations comptables et fiscales associées.
Ces données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires ni transmises à des tiers autres que nos prestataires techniques (voir §6).

3. Base légale du traitement

Nous traitons vos données sur les bases légales suivantes :

Exécution d’un contrat : Pour vous fournir l’accès à la plateforme OTÊLI et gérer votre abonnement.
Mesures précontractuelles et intérêt légitime : Pour traiter les demandes envoyées via nos formulaires publics et gérer la relation avec les prospects, parrains et partenaires.
Intérêt légitime : Pour améliorer l’ergonomie, optimiser les performances techniques et assurer la sécurité de l’application.
Obligation légale : Pour la conservation des factures et le respect des réglementations comptables et fiscales nationales (ex : régimes fiscaux UEMOA).

4. Cookies et services de suivi (Tracking)

Pour optimiser votre expérience de gestion sans compromettre votre vie privée, nous limitons nos outils d’analyse à des solutions hautement sécurisées :

PostHog (Hébergé en Europe - Allemagne) :
- Usage : Analyse d’adoption des fonctionnalités, enregistrement de sessions d’utilisation pour le support technique.
- Respect de la vie privée : Toutes les saisies clavier dans les formulaires sont masquées de manière stricte pour éviter toute capture d’information sensible ou personnelle. Les données sont hébergées sur le serveur européen de PostHog (eu.i.posthog.com).
Google Analytics 4 (GA4) :
- Usage : Analyse d’audience globale et parcours d’onboarding. Les adresses IP sont automatiquement anonymisées.

Sur ce site, la mesure d’audience (Google Analytics, PostHog) n’est activée qu’après votre consentement explicite via le bandeau de cookies et reste inactive en cas de refus. Vous pouvez revoir votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en pied de page. Dans la console de gestion, l’opposition au tracking se fait via le gestionnaire de cookies dédié.

5. Durée de conservation des données

Données de compte manager : Conservées pendant toute la durée de vie active de votre compte, puis supprimées ou anonymisées sous 12 mois après résiliation de votre abonnement.
Données des clients de passage : Conservées sous la responsabilité de l’hôtel. Les factures générées sont conservées pendant une durée de 10 ans conformément aux obligations comptables en vigueur.
Données analytiques (PostHog & GA4) : Supprimées ou anonymisées automatiquement après une période de 14 mois.

6. Destinataires et transfert de données

Vos données personnelles ne sont jamais vendues, louées ou commercialisées. Elles sont transmises uniquement à nos sous-traitants techniques de confiance essentiels pour la fourniture du service :

Hébergeur Cloud : MongoDB Atlas, Google Cloud Platform (Europe).
Outils d’analyses : PostHog (Allemagne), Google Analytics (USA/Europe).
Protection anti-bot : Cloudflare Turnstile (vérification des formulaires ; votre adresse IP est traitée par Cloudflare à cette seule fin).
Gestion du consentement : gestionnaire de cookies Silktide, auto-hébergé sur nos serveurs — aucune donnée n’est transmise à Silktide.

Pour les pays d’Afrique de l’Ouest (Sénégal, Côte d’Ivoire, Ghana, etc.), le traitement des données est conforme aux réglementations nationales sur la protection des données à caractère personnel (ex : Loi n° 2008-12 au Sénégal).

7. Vos droits

Conformément au RGPD et aux législations locales, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès et de rectification à vos données.
Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données non-comptables.
Droit d’opposition ou de limitation du traitement de vos données.
Droit à la portabilité de vos données hôtelières.

Pour exercer ces droits, contacte-nous à : privacy@oteli.app.